La Pec va già in pensione, lascerà il posto alla Rem: cos’è e come funziona
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È tempo di dire addio alla PEC, ovvero all’indirizzo di posta elettronica certificato in uso in Italia.
Dopo relativamente pochi anni di utilizzo, sta per arrivare il momento della pensione per la Posta Elettronica Certificata (PEC), almeno nella forma in cui l’abbiamo conosciuta e usata sinora. Infatti, dal 2024 dovrà lasciare il posto alla Registered Electronic Mail (REM), una sorta di PEC europea.
La PEC, rimasta sostanzialmente invariata dal 2005, non soddisfa appieno i requisiti previsti dal Regolamento per il servizio elettronico di recapito certificato qualificato e fissati dal legislatore europeo (il Regolamento eIDAS ovvero l'insieme di norme europee che dal 2014 si occupa delle identità digitali e tutto quanto di correlato), è destinata ad essere soppiantata dalla PEC europea o meglio REM (Registered Electronic Mail): vediamo come funziona il nuovo standard europeo per la posta elettronica certificata.
Su questo nuovo sistema si riceveranno le notifiche di atti giudiziari, le multe, le comunicazioni dell'agenzia delle entrate e della pubblica amministrazione
Addio alla Pec, lascerà il posto alla Rem: cos'è e come funziona il nuovo modello di posta elettronica
Dal 2024 sarà possibile scambiare messaggi di posta elettronica certificata all’interno della Comunità europea tra privati, aziende e Pubblica amministrazione.
La Pec va in pensione. Ormai entrata a far parte dell'uso comune, la posta elettronica certificata non avrà più la stessa importanza. Perché sarà sostituita dalla REM, nuovo meccanismo di certificazione delle mail che rispetta gli standard europei. Superando così un limite del vecchio sistema, dal momento che sarà possibile utilizzarla, non solo in Italia, in tutti gli stati membri dell'Unione Europea.
I pregi della Pec
Tra i pregi della PEC c'è quello di essere una straordinaria semplificazione per la vita del cittadino (anche un privato può possederla): attraverso questo strumento è infatti possibile avere rapporti con la Pubblica Amministrazione, inviare disdette di utenze varie (forse l'uso più popolare) e sostituire a tutti gli effetti la raccomandata con ricevuta di ritorno ogni qualvolta si deve inviare una comunicazione con certezza di recapito e ricezione.
In pratica, la PEC ha assunto il medesimo valore nell’ambito della posta elettronica che ha la raccomandata con ricevuta di ritorno, perché certifica sia l’invio sia la ricezione di un’e-mail.
I limiti della Pec
La PEC è un'invenzione italiana e come tale ha valenza solo sul nostro territorio nazionale per cui va da sè che se una PEC viene inviata all'estero diventa una normale mail perdendo tutte le sue peculiarità (posto che arrivi, perchè alcuni provider potrebbero non prevedere l'invio all'estero e quindi bloccare la comunicazione restituendo un errore).
Era inevitabile prima o poi che l'Europa si accorgesse di non avere uno strumento equivalente che fosse più "universale" possibile ed ecco che arriviamo alla REM.
La PEC non rispetta del tutto i requisiti del regolamento per il servizio elettronico di recapito certificato qualificato a livello europeo. Il motivo è semplice: non si ha la certezza dell'identità del destinatario, che non è verificata e protetta. Se si ha la necessita di inviare documenti a un'altra persona, non si ha la sicurezza che sia quella. Mentre con la Rem sì.
Cos'è la Rem
Rem sta per registro elettronico mail. Come funziona? Esempio. Un professionista che invia un documento confidenziale ad un cliente con la REM avrà la certezza che il documento arrivi solo al destinatario desiderato senza rischi di intrusione. Eon ci sarà neanche il rischio che la PEC venga inviata da un collega di studio che ha accesso al computer.
Quali sono le differenze tra PEC e Rem?
La PEC garantisce la ricezione, l'invio, il contenuto e la data di un messaggio. Mentre non verifica l'identità del mittente e del destinatario, perché chi fornisce il servizio PEC non è obbligati a confermare l'identità dell'utent. Con la Rem, invece, l'identità del titolare della casella di posta è garantita. E questo offre anche una maggiore sicurezza contro possibili attacchi informatici.
Da quando inizierà l'obbligo della REM?
L'Unione Europea ha già fissato la data. Entro il 2024 ci sarà l'obbligo di avere la REM. Chi oggi deve possedere una PEC, entro la fine dell'anno dovrà cambiare sistema. Cosa comporta? Che riceverà su questo nuovo strumento le notifiche di atti giudiziari, le multe, le comunicazioni dell'agenzia delle entrate e della pubblica amministrazione.
Come funziona la REM?
La Rem non sarà molto diversa dalla Pec - invenzione italiana che l’Europa ha preso e fatto propria - ma modifica in senso di maggiore qualità e quantità la sicurezza dello strumento. Oggi inviando una Pec si riceve in pochi secondi l’e-mail di conferma di invio e un’e-mail di recapito avvenuto. Si tratta però di un sistema a pagamento, obbligatorio per alcune categorie di lavoratori e che perde valore se un’e-mail viene spedita all’estero.
Per questo l’Europa ha creato uno strumento equivalente ma più universale e che permetterà uno scambio tra i paesi membri, ovvero la Rem. Con Rem non sarà necessario cambiare il proprio indirizzo Pec perché sarà il provider a predisporre una procedura di verifica e certificazione dell’identità dell’utente e a far migrare questo sulla nuova piattaforma.
Il funzionamento resta pressoché identico, ma aumentano i sistemi di sicurezza, come la certezza dell’identità di chi riceve il messaggio.
Dovrò cambiare la mia PEC? Perderò tutti i miei messaggi?
Diciamo subito che al momento non c'è alcuna certezza nè alcuna data di accensione di questa nuova piattaforma. Una cosa che sembra sicura è che però non sarà necessario cambiare il proprio indirizzo PEC. Ogni provider dovrà predisporre una procedura di verifica e certificazione dell'identità dell'utente (un qualcosa di molto simile alle autenticazioni a più fattori necessarie per usare lo SPID, immaginiamo) dopodichè l'utenza semplicemente migrerà sulla nuova piattaforma.
Quello che i gestori dovranno chiarire, oltre alle modalità e ai tempi, sarà come intenderanno comportarsi con gli archivi dei messaggi presenti nelle caselle PEC degli utenti. Lo ripetiamo, non c'è nessuno spegnimento imminente dell'attuale e rodato sistema delle PEC italiane, ma semplicemente l'Europa ha compiuto un importante passo avanti nella definizione e messa a punto di uno standard europeo condiviso colmando un importante vuoto.
Cosa cambia per gli utenti dalla PEC alla REM?
Se da un punto di vista tecnologico e normativo l’adeguamento agli standard europei ottenuto con la transizione da PEC a REM rappresenta un passaggio importante per i gestori di posta elettronica certificata, per l’utente invece non comporterà grandi sconvolgimenti.
Il passaggio da PEC a REM sarà "indolore" per tutti gli utenti: chi ha un account PEC attivo dovrà seguire il percorso di migrazione della propria utenza previsto dal gestore poiché adesso vi sarà il passaggio in più della verifica e della certificazione dell'identità.
Sul lato utente l'interfaccia per l'utilizzo della REM dovrebbe rimanere la stessa dell'attuale PEC, con l'aggiunta dell'obbligo circa l'attivazione dell'autenticazione a due fattori che comunque è indispensabile per una adeguata sicurezza del sistema.
Il passaggio a REM non farà perdere tutti i messaggi PEC inviati o ricevuti. Tuttavia, se oggi si gestisce la PEC tramite un client come Outlook potrebbe essere necessario modificare la password usata. Dal 2024, chi attiverà una nuova PEC dovrà avere una REM, mentre chi è già utente PEC dovrà necessariamente passare alla REM perché diventerà l’unico sistema di posta elettronica certificata in uso all’interno della Comunità europea.
Molti provider di posta elettronica certificata, come per esempio Aruba con il suo servizio PEC.it, hanno già iniziato a proporre agli utenti di effettuare i passaggi per convertire la propria casella PEC e renderla compatibile con la REM, senza modificare l’indirizzo.
Non bisogna pensare quindi alla REM come uno strumento totalmente differente dalla PEC: come spiegato dal team di Aruba, infatti, “si tratta sempre dello stesso sistema che si evolverà in chiave europea e manterrà invariate le modalità di fruizione e funzionalità”.
Anzi, ci saranno persino vantaggi per gli utenti in quanto le 14 milioni di caselle Pec attive in Italia presto potranno essere utilizzate anche oltre i confini nazionali per lo scambio sicuro di comunicazioni con valore legale.
Inoltre, sempre Aruba rassicura gli utenti riguardo al passaggio da Pec a Rem: l’utente non dovrà fare nulla, in quanto saranno i provider a gestire ogni fase della migrazione. E l’indirizzo della casella Pec resterà lo stesso.
